En las últimas décadas, el sector de Reuniones, Eventos y Convenciones (MICE) se ha convertido en uno de los motores de las economías locales y nacionales en América Latina, y en muchos casos, ha cambiado el destino y futuro de varias ciudades de la región, otorgando nuevas oportunidades de desarrollo. Según un informe de American Express Meetings & Events, para 2016 se estima un 14% de crecimiento en el rubro Eventos Corporativos. El mismo estudio proyecta un incremento en los siguientes segmentos: 7% en Mercadeo y Ventas, 1% en Capacitación, 11% en Reuniones corporativas, 8% en Lanzamiento de Productos, 7% en Incentivos, y un 8% repartido en otros sectores que hacen al mundo de los organizadores de eventos.
Ahora bien, rápidamente surge una pregunta ¿América Latina cuenta con la capacidad hotelera y de servicio para consolidarse como un destino de congresos, convenciones e incentivos? Si bien en los últimos años, los países de la región se fueron posicionando en el segmento y perfeccionando en el sector hotelero–cada uno explotando y destacando sus diferenciadores-, proyectando auspiciosamente lo que se conoce como MICE, la realidad económica-social por la que está pasando la región pone en alerta al sector y al negocio que gira a su alrededor. Teniendo en cuenta el contexto, surge otra pregunta ¿Están los Meetings Planners latinoamericanos capacitados para sortear con éxito este particular momento de la región? ¿Cuentan con una variada oferta de servicios acorde a las necesidades y tendencias de la industria MICE?
El paisaje está cambiando a medida que los proveedores ofrecen mejores precios y acuerdos más favorables para los organizadores de reuniones. Sin embargo, los desafíos económicos están impulsando una tendencia hacia la organización de reuniones en territorio nacional. También se ve un movimiento hacia hoteles de categoría media, ya que los clientes buscan reducir costos. El pasado año había 438 hoteles con 68.618 habitaciones, representando un incremento del 4,8 % respecto a 2014. A lo que hay que añadir un incremento de un 24,9 % año tras año de plazas hoteleras en construcción.
En Latinoamérica, en 2015, el tamaño de los grupos se ha reducido en casi un 10 % anual respecto a años anteriores debido al deterioro de las condiciones económicas de las principales economías de Brasil y Argentina. La industria mantiene la esperanza de que los Juegos Olímpicos de Brasil, la nueva gestión en Argentina y las mejoras económicas que asoman lentamente en la región refuercen la confianza y alienten más el número de viajes. El interés en la Gestión Estratégica de Reuniones continúa creciendo, principalmente en Argentina, Brasil y Colombia, aunque Perú, México y Chile también se sumaron a las sedes con mayor demanda para el turismo de reuniones.
Según fuente LatinCaribe Convention & Visitors Bureaus, la tendencia del crecimiento del sector hacia 2020 es en Latinoamérica un 13.1%, y lo sigue Asia con un aumento del 6.4%.
Establecer un plan de márketing específico, conseguir colaboración público-privada y la infraestructura adecuada parecen ser los principales ingredientes para hacer de una ciudad capital, sede de importantes eventos y reuniones de negocios. Los Meetings Planners tienen que estar al día con la dinámica del mercado y las nuevas necesidades que se ajustan a la situación del continente y de cada país en particular.
Al mismo tiempo, cabe señalar, que un programa de Gestión Estratégica de Reuniones aplicado a cada compañía ayuda a generar ahorros en costos, además de crear una estrategia a gran escala que impulse la eficiencia en otras áreas. Este enfoque integral permite optimizar los procesos de reuniones y eventos, a la vez que genera un menor riesgo financiero. Además, se puede implementar una estrategia consolidada de hoteles que tenga en cuenta el gasto en viajes corporativos y el de reuniones mediante la identificación de oportunidades basadas en los patrones de viaje, en los principales mercados y en los mercados emergentes. Al hacerlo, el ahorro y la eficiencia operativa -tanto para las reuniones y eventos como para los programas de viajes de negocios-, están garantizados.
Todo indica que América Latina es la región donde todos miran y privilegian a la hora de realizar un evento o reunión de negocio. La combinación de atractivos turísticos, infraestructuras modernas, logística especializada e incentivos financieros, consolida la oferta latinoamericana de turismo MICE, con creciente protagonismo en la comercialización y captación de eventos y clientes. Pero es clave entender que a diferencia de otros tiempos, hay un nuevo viajero de negocios que combina trabajo y placer, y dispone de poco tiempo para realzar sus encuentros de negocios y actividades de ocio, lo que lleva a convertirlo en un viajero dinámico, con mayor movilidad, cuya agenda diaria se va modificando en forma permanente.
Es en este contexto, donde la tecnología juega un papel importante, ya que parece ser el medio y canal de comunicación estrella –como en la mayoría de los rubros y negocios de hoy-, a la hora de captar la atención y ofrecer un servicio acorde a lo que el turista de negocios busca y necesita en diferentes momentos.
La tecnología ayuda a ganar visibilidad y recopilar los datos de forma correcta para mejorar sus programas de reuniones. Las soluciones tecnológicas están continuamente mejorando ineficiencias, y crean informes claros y comprensibles ayundando a gestionar mejor el costo de las reuniones: Herramientas con registro online, apps para reuniones y redes sociales, soluciones para hacer frente al gasto no gestionado y hasta reuniones virtuales e híbridas.
La tendencia y los pronósticos sobre el crecimiento del segmento del turismo de Eventos y Reuniones es positivo, pero queda claro que para que continúe siendo uno de los motores de las economías locales y nacionales de América Latina, mucho dependerá de lo que puedan ofrecer en materia de servicios el sector hotelero, como así también de las estrategias utilizadas por los Meetings Planners para captar al nuevo viajero de negocios, entendiendo sus necesidades y nuevas demandas, y adaptándose a la cambiante dinámica y contexto socio-económico de cada país y en general, de la región.
